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Gestão Eficiente: Mapeie e Otimize os Processos de Sua Empresa

Toda e qualquer empresa gera produtos e serviços através de seus processos. O desempenho dos mesmos define o resultado, seja ele positivo, ou não. Focar numa gestão eficiente é fazer o certo objetivando sempre redução de recursos. E para fazer uma gestão eficiente o primeiro passo recomendado é o mapeamento de processos para entender de forma clara e simples como uma ou mais unidades de negócios operam, ou seja, verificar quais são as entradas, saídas e ações geradas. É a partir de um mapa bem estruturado do processo é que os pontos de atenção poderão ser observados no detalhe e sugestões de melhoria inseridas em um plano de ação a curto prazo.
O mapeamento de processos envolve três importantes etapas:
I. Determinar o processo (o que será mapeado e o porquê);
II. Determinar o nível de detalhe e as informações necessárias;
III. Checar e validar o mapa do processo.
Além de mapear, o próximo passo é pensar na otimização dos processos, desafio este de produzir mais, gastando igual e até mesmo reduzindo custos. Desta forma, as empresas procuram por meios de melhoria em seus processos, uma maior consciência sobre o que cada processo realmente representa dentro do negócio. Para tanto, ferramentas, tecnologias, recursos investidos e equipe não são os pontos mais importantes. O que realmente importa é um processo ser realizado de formar eficiente, sem gargalos e erros para gerar os resultados esperados: redução de tempo e aumento de lucro.
Passos para a otimização:
Identificar: é perguntar O QUE é o processo, quais são os processos que estão custando mais do que deveriam, quais causam insatisfação dos clientes e retrabalho aos colaboradores. Seguem algumas perguntas que auxiliarão neste levantamento de informações:
– Qual é o objetivo desse processo?
– Onde o processo começa e onde termina?
– Que atividades fazem parte do processo?
– Que departamentos e funcionários estão envolvidos?
– Qual deveria ser o resultado?

Repensar: é momento de mapear o processo e preocupar-se COMO os passos são realizados e principalmente como poderão ser otimizados. É importante ter uma visão sistêmica, focar no detalhe para descobrir quais seriam as atividades imprescindíveis e as dispensáveis. As perguntas recomendadas são:
– Como exatamente esse processo ocorre?
– Existe uma maneira melhor de realizar esse processo?
– Quanto tempo demora para o processo ser realizado por completo?
– Quanto tempo é perdido em retrabalho interno e correção de erros?

Implementar: é colocar para funcionar, na prática. É testar, fazer e ajustar até que funcione. Os processos otimizados permitem a empresa checar os novos resultados e verificar se agora estão corretos.

Automatizar: é consequência da evolução dos processos que foram checados, validados e aprovados. O importante é a prevenção de erros e perdas e consequentemente aumento de produtividade e geração de lucro.

Monitorar: é neste momento pode ser que novos pontos de melhoria e gargalos apareçam e na verdade o ciclo volta para a etapa inicial de identificar. O gerenciamento de processos é cíclico e constante. Se realizado somente uma vez, não trará soluções imediatas para a empresa. É essencial fazer parte da cultura (DNA), pois desta forma ocorrerá naturamente ganhos, satisfação dos colaboradores e clientes e assim resultados mais eficazes.
E como estão os processos de sua empresa? Mapeá-los e otimizá-los poderá lhe trazer melhores resultados.

Priscilla Ortolani é Gestora de Processos da Praxis Business